Dans les bibliothèques nouvelle génération, l'offre de services et la relation à l'usager sont bouleversées par l’arrivée d'outils de gestion automatiques des prêts ou la modernisation des espaces d'accueil. Marc Dumont, directeur du SCD, présente les innovations qui seront au coeur d'Atrium.
Pouvez-vous nous dire quelques mots sur l'état d'avancement du projet Atrium et l'opération du déménagement des fonds et ressources documentaires de la BU vers ce nouveau bâtiment ?
La question du déménagement recouvre en fait deux chantiers différents, tous deux importants mais qui ne se dérouleront pas au même moment.
Le premier concerne l’opération de déménagement à proprement parler, qui est actuellement prévue au second trimestre 2022, mais ce moment peut glisser un peu dans le temps, car le chantier de l’Atrium, comme tout chantier de cette taille, peut connaitre des aléas !
Le second chantier, qui va démarrer, concerne l’équipement RFID des ouvrages.
Le déménagement des 602 000 documents de la BU est un chantier assez conséquent, qui durera au moins quatre mois et sera effectué par des déménageurs professionnels.
Il ne s’agit donc pas simplement de dupliquer l’implantation actuelle de la BU Ramon LLull, où deux tiers des collections sont en magasin, mais bien de repenser l’organisation des collections dans l’espace.
C’est également une opération complexe pour les bibliothécaires, car nous devons réimplanter très finement, rayonnage par rayonnage, l’ensemble des collections de l’actuelle BU Ramon Llull, en mettant à disposition des usagers un maximum de documents en libre accès sur chacun des trois plateaux de l’Atrium.
Il ne s’agit donc pas simplement de dupliquer l’implantation actuelle de la BU Ramon LLull, où deux tiers des collections sont en magasin, mais bien de repenser l’organisation des collections dans l’espace. Ainsi, nous avons recherché, en concertation avec les usagers, une certaine cohérence documentaire, plateau par plateau, tout en valorisant la richesse des fonds de notre Université. Nous avons désormais une vision exacte de cette implantation finale.
Comme le projet de construction d'Atrium, l'opération de la préparation au déménagement constitue en soi un projet d'importance. Voulez-vous nous exposer les grandes lignes de cet autre grand chantier ?
C’est un chantier extrêmement conséquent, car, effectivement, le point de départ de toute notre activité repose sur la richesse et le volume de nos collections, physiques et électroniques, et la manière dont nous allons les présenter.
Le point de départ du déménagement est l’inventaire précis des collections à déménager, segment par segment. Ces collections sont "vivantes" : elles s’enrichissent et s’accroissent chaque année au fil des acquisitions et des dons, donc il faut planifier une vue précise à N-1 avant le déménagement.
Le déménagement matériel comprend alors le repérage, l’établissement d’un adressage et d’une feuille de route pour chaque segment de collection de manière à ce qu’il soit correctement mis en place et de manière sécurisée à l’implantation finale, que ce soit en libre accès, en magasin ou dans les fonds à vocation patrimoniale. Le traitement informatique sera ensuite mené.
La mise en place matérielle s’accompagne d’une « mise en scène » des collections avec une signalétique dédiée sur chaque rayonnage et dans l’ensemble du bâtiment, afin de repérer facilement les documents en rayon.
Dans quelques semaines, à partir du 17 mai, nous allons commencer l’autre très gros chantier qui doit être mené : l’équipement des collections en vue de l’automatisation des transactions de prêt et de retour.
Il s’agit d’équiper chacun des documents de la BU, un par un, avec une étiquette adhésive contenant une puce et une antenne RFID. Les informations bibliographiques enregistrées dans notre système informatisé de gestion des prêts et retours sont inscrites par les équipes de la BU sur la puce, lors d’une opération "d’encodage" des données. La lecture de la puce, par radio-fréquence, sur les automates permet alors d’enregistrer le prêt ou le retour des documents par l’usager en toute autonomie.
C’est cette opération qui nécessite une fermeture de la BU, au moins partiellement ; elle doit être effectuée en amont du déménagement et va mobiliser toute l’équipe de la BU, épaulée par de nombreux vacataires grâce à une aide financière exceptionnelle de l’Université. C’est pour les personnels un chantier long et fastidieux, dans des conditions matérielles pas simples, qu’il nous faut mener jusqu’à la mi-septembre 2021 et achever début 2022.
Ces opérations affecteront forcément la communauté universitaire ; nous tâchons d’en réduire l’impact, mais il faut que chaque membre de la communauté comprenne qu’il s’agit d’énormes chantiers, menés très rarement, avec au bout du compte la très grande chance d’ouvrir une toute nouvelle bibliothèque prochainement !
La perspective, en France, d’obtenir un établissement de cette taille et entièrement consacré aux disciplines qui sont les nôtres, est un atout pour notre Université ! A ce jour, seul l’actuel projet de Grand équipement documentaire de Paris-Condorcet peut être comparé au projet de l’Atrium !
Du point de vue des technologies de gestion et de prêt des ressources, à quoi va ressembler cette nouvelle génération de bibliothèques qu'est Atrium ?
La technologie RFID est présente dans les bibliothèques depuis la fin des années 1990. Progressivement, les standards internationaux se sont normalisés et les appareils se sont perfectionnés. La BU de l’Atrium sera équipée de 4 automates de prêt, une boite de retour extérieure automatisée, et un robot trieur situé au RDC permettant de dispatcher les documents en fonction de leur destination dans les différents étages de la BU.
La technologie RFID permet principalement de fluidifier les transactions de documents : elles sont plus simples et plus rapides. Les usagers gagnent en autonomie dans leur utilisation de la bibliothèque et de ses ressources et les bibliothécaires sont délestés d’une partie des opérations de gestion et de contrôle a priori pour se concentrer alors sur les fonctions de médiation documentaire, de conseils et d’orientation, d’accompagnement individualisé et personnalisé.
Cette évolution fonctionnelle est d’autant plus indispensable dans l’Atrium que le bâtiment est bien plus grand que celui de la BU Ramon LLull et qu’il y a quatre niveaux d’accueil à organiser contre deux dans cette dernière, auxquels s’ajoutent des contraintes règlementaires accrues de sécurité, compte tenu de la taille et du type de bâtiment.
Le temps consacré précédemment à la gestion des prêts et des retours sera donc fortement réinvesti sur des missions d’accueil personnalisé ou de groupe, des formations à nos outils documentaires et numériques, à l’action culturelle, aux services destinés aux personnes en situation de handicap, pour faire de l’Atrium un lieu de ressources multiples et vivant, ouvert à l’expérimentation et à la création avec les usagers.
Pour cela, nous souhaitons passer d’un modèle où la gestion matérielle des flux occupait une majeure partie du temps de fonctionnement à une logique où les services d’accompagnement et de médiation seront renforcés pour accompagner la communauté universitaire dans ses besoins documentaires et non documentaires.
De ce point de vue, la BU occupe une position carrefour au sein du campus, où les publics très divers avec des usages et des besoins multiples se croisent. C’est le point commun à ce nouvel idéal-type de bibliothèque, qu’on le nomme Learning Center ou autrement, où la notion de lieu de ressources et d’expérimentation est primordiale. Et c’est à nous, bibliothécaires, de proposer une bibliothèque agréable, aux usages diversifiés, avec une offre de services personnalisés correspondant à ces besoins, en laissant une large place à la création avec l’usager, tout en restant toujours en lien étroit avec les disciplines enseignées et les domaines d’excellence de l’Université Paul-Valéry Montpellier 3.
Cet objectif est d’ailleurs celui visé par tous les collègues des autres services présents dans l’Atrium, puisqu’on pourra aussi y prendre des repas dans la cafétéria, voir une exposition, prendre l’air sur l’une des terrasses du bâtiment ou assister à une rencontre ou une projection au sein de l’auditorium…